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Capítulo 4. Continuidad del negocio
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Capítulo 4. Continuidad del negocio

Un plan detallado para la continuidad del negocio después de una emergencia es esencial para que los "órganos" de la estación sigan funcionales. Estas son las estructuras de mantenimiento en las que la estación depende, especialmente si la emergencia se extiende por más de 24 horas.

WAMU en Washington DC tiene un plan detallado para la continuidad del negocio en emergencias. El plan contiene tareas para la preparación de las infraestructuras de cada departamento. Las tareas de los Sistemas del Negocio demuestran un sistema excelente para identificar y seguir las tareas a cumplir, con las responsabilidades de cada una claramente asignadas:

Tabla 4.1. Plan de Continuidad del Negocio

Sistema/ Procedimiento Falla Plan Estado Personal Siguiente Acción Prioridad
Cerrar la oficina Cierre a corto plazo (menos de 24)
Personal esencial se reporta
Personal no esencial se queda en casa
Confirmado Carey Needham Confirmado 1
Facturas y cheques No poder procesar facturas y cheques
Si menos de 24, ningún plan
Si más de 24, AU procesará cheques fuera de la estación
Pendiente Carey Needham Hace falta confirmar 2
Copias de datos financieros No tener acceso al sistema Datatel Recibir ayuda de AU IT Confirmado Carey Needham Confirmado 1
Nómina de WAMU Más de 24 horas
Talonario de nómina disponible en my.american.edu
Reenviar correo a otro sitio Enviar correo por mensajero a nuevo sitio
Parcialmente confirmado Carey Needham Hace falta confirmar el plan 1
Teléfonos Más de 24 horas
Instalar línea de emergencia WAMU
Dar a personal esencial aparatos de comunicación de mano
Pendiente
John Holt
Carey Needham
Hace falta confirmar el plan 1
Correo electrónico Ninguna entrega por más de 24 horas Reenviar correo a direcciones personales Pendiente
Dick Cassidy
Carey Needham
Pendiente 1
Correo Ninguna entrega por más de 24 horas Reenviar correo a nueva dirección en o fuera del recinto Pendiente Carey Needham Pendiente 2
Suministros Más de 24 horas
Conseguir X de la terminal de computadora
Dar kit para continuidad de negocios a todo el personal en el edificio
Pendiente
Oficina AU de seguridad
Equipo BA
Pendiente 1

4.1. TARJETA DE CRÉDITO DE LÍMITE ALTO

Cada persona que ha tenido que poner al aire una estación dañada, o mantenerla al aire en emergencias, sabe que una tarjeta de crédito de límite alto puede ser su mejor posesión.

[Sugerencia] Sugerencia     Use Visa o MasterCard. Muchos de los suplidores y agencias de alquiler con quien tratará no aceptan American Express y Discover.

Cerciórese de que la tarjeta esté en la posesión de la persona o personas que tendrán la responsabilidad principal de poner a la estación al aire. Una tarjeta bien guardada en un edificio que haya sido dañado por inundación, incendio o terremoto no servirá para nada. El departamento financiero podría oponerse a estas tarjetas. (¡Al fin de cuentas les incumbe oponerse!) Pero debería explicarles que es una necesidad importantísima.

[Nota] Acción     Consiga una tarjeta de crédito Visa o MasterCard con límite alto para uso en emergencias.

Una tarjeta de crédito con un límite alto estará idealmente en la posesión del personal crítico de la estación. Si esto no es posible, la información de la tarjeta - número, PIN, código de seguridad - debe mantenerse en un archivo digital para las compras por Internet.

Si las finanzas de la estación no permiten una tarjeta de crédito con un límite alto, puede que el personal de la estación sea requerido a pagar personalmente los esfuerzos de recuperación en un desastre, para ser reembolsados posteriormente. En este caso, será crítico documentar todos los gastos y guardar los recibos. Si es posible, debe conseguirse de antemano la autorización de la administración para evitar conflictos por el reembolso más adelante. Métodos alternativos de pago, tal como PayPal, deben investigarse y establecerse antes de que haya alguna emergencia.

4.2. COPIAS DE SEGURIDAD DE DOCUMENTOS FUERA DE LA ESTACIÓN

Los documentos de negocio de la estación son de principal importancia para las operaciones en emergencias y después. Los documentos que se dan por sentado durante las operaciones normales podrían ser difíciles o imposibles de recrear. La inversión de tiempo y dinero antes de alguna emergencia será recompensada en grande después del evento. Las copias de seguridad de documentos fuera de la estación deben considerarse un seguro, igual que los seguros de la estación contra incendio y responsabilidad.

[Sugerencia] Sugerencia     Al tratar de hacer un presupuesto para las copias de seguridad de documentos, es beneficioso considerar cuánto estaría dispuesto a pagar después de la pérdida de los datos para que reaparezcan milagrosamente. Una pequeña parte de esa cantidad asegurará que los documentos no desaparezcan en primer lugar.

Los datos que se mantendrán fuera de la estación variarán entre estaciones. Pero ciertos datos son probables de ser vitales para la mayoría de las estaciones. Cuando esté decidiendo cuáles datos deberían protegerse, pregúntese cuáles datos causarían el mayor daño a las operaciones de la estación si no estuvieran disponibles, cuáles datos sería más devastador perder.

Los candidatos de primera categoría a mantenerlos fuera de la estación incluyen:

  • Información sobre patrocinadores financieros
  • Listas de miembros
  • Documentos financieros
  • Información de la nómina de pago
  • Documentos de contabilidad e impuestos
  • Licencias y documentos de la FCC
  • Archivo público
  • Manuales del equipo principal de la estación

4.2.1. Documentos Digitales

Se ha convertido en práctica normal proteger las computadores que contienen información vital usando fuerza eléctrica ininterrumpible y hacer copias de seguridad con regularidad. Pero esto no bastará en las emergencias que podrían dañar las computadoras y hacerlas inaccesibles. Se requiere contar con servidores de respaldo en sitios seguros fuera de la estación.

Hay un número de compañías que se dedican a proporcionar el servicio fiable de alta seguridad a costo razonable de hacer copias de seguridad de datos digitales.

4.2.2. Colección de Música

Muchas estaciones ahora tienen sus colecciones de música en forma digital. A menudo estas colecciones son el pilar de la programación de la estación. Como tal, son vitales al plan de recuperación de la estación. Igual que se hacen copias de seguridad regularmente de los bancos de datos de miembros y de los datos de otras operaciones cruciales, la colección de música digital contiene archivos y datos que son sumamente difíciles, y en algunos casos imposibles, de recrear.

Hacer copias de seguridad de su colección de música digital es absolutamente necesario y debería realizarse en un horario regular. Una combinación de copias dentro y fuera de la estación es mejor, haciendo las copias fuera de la estación semanalmente.

4.2.3. Documentos de Papel

Los documentos de muchas de las estaciones existen únicamente en papel. Estos documentos podrían ser esenciales a la operación de la estación. Los documentos de papel deben protegerse y estar disponibles durante y después de emergencias. Pero podría existir el reto especial de que estos documentos vitales se guarden en varios sitios, y cada departamento podría tener sus propios archivos y sistema de archivar. Además, diferente de los datos digitales, los documentos físicos son de tamaño y peso considerables.

Como las compañías que ofrecen copias de seguridad fuera de la estación de documentos digitales, otras compañías ofrecen el mismo servicio para documentos físicos. Estas compañías proporcionan no sólo el almacenaje seguro pero también servicios de índices de documentos y programas que aseguran que documentos importantes se transporten al sitio de respaldo en forma oportuna.

[Sugerencia] Sugerencia     El archivo público de la estación decretado por la FCC sería muy difícil reconstruir. La mayoría de los archivos públicos son de papel y algunos son demasiado grandes para duplicarlos fácilmente. Si este es el caso en su estación, considere hacer una copia digital del archivo y hacer copias de seguridad de ésta a la vez de los otros datos digitales.

4.2.4. Exenciones y STAs

En una emergencia la estación posiblemente tenga que realizar operaciones desde algún sitio que no esté especificado en la licencia de la estación (o usar equipo o un nivel de energía que no esté especificado). Después de Katrina, la FCC típicamente emite exenciones a sus reglas o emite una "Special Temporary Authority" (Autoridad especial temporal) (STA) que le permita operar legalmente en estas situaciones.

Las situaciones para las cuales se necesitan exenciones o STAs incluyen el uso de un antena temporal para reemplazar la dañada, transmitir desde un sitio que no esté especificado en la licencia, u operar con poder reducido con un antena de emergencia.

STA

STA

Información está disponible en el Internet en: http://www.fcc.gov/pshs/services/sta.html

Puede comunicarse con el personal de la FCC para recibir ayuda con el proceso de exenciones STA en estos números:

202-418-2700 lunes a viernes, 8:00am - 5:30pm EST/EDT

202-418-1122 después de horas hábiles

4.2.5. Hacer Copias de Seguridad con Regularidad

El dinero gastado en los mejores sistemas de seguridad fuera de la estación de datos, música y documentos en papel será dinero malgastado si no se establece y cumple con un programa de transferencia regular de materiales a los sitios de seguridad. Hacer copias de seguridad con frecuencia siempre es mejor que hacerlas de vez en cuando. Muchas estaciones hacen la transferencia de datos semanalmente. Al decidir la frecuencia de hacer las copias en su estación, tome en cuenta la rapidez con que cambian sus datos.

[Nota] Acción     Obtenga el servicio de copias de seguridad y de almacenamiento de los datos digitales y físicos y establezca un programa para asegurar que la información importante de la estación se transfiera al almacenamiento de seguridad con frecuencia.

4.3. NÚMEROS DE CUENTAS Y CONTRASEÑAS

Los fondos que se necesiten para las operaciones de emergencias o para la recuperación podrían estar en las cuentas bancarias de la estación. Pero sin los medios de acceso a las cuentas, los fondos serán inaccesibles. Esta información debería estar entre los datos que se guardan fuera de la estación.

4.3.1. Cuentas Bancarias

Las copias de seguridad de información debería incluir los nombres de las instituciones en donde están los fondos de la estación, los números de las cuentas, y las personas de contacto en la institución encargada de los negocios de la estación.

Para las cuentas de cheques, debe mantenerse una lista de los signatarios autorizados.

[Sugerencia] Sugerencia     ¿Se usará en emergencias la misma información de contacto que se usa en días normales? Su banco también podría estar afectado por las emergencias. Consiga una lista de sus números de teléfono de emergencias prometiendo mantener la lista en confianza.

4.3.2. Números PIN de las Tarjetas de Crédito y Débito

Las copias de seguridad de información deberían incluir los "Personal Identification Numbers" (PIN) (números personales de identificación) de las tarjetas de crédito y débito de la estación.

4.3.3. Contraseñas de Internet

La información de respaldo de las cuentas de Internet debería incluir los URLs y contraseñas de las cuentas.

4.3.4. Llaves y Combinaciones

Información necesaria: La localización de las llaves y combinaciones necesarias para el acceso a los archivos y documentos en la estación.

4.3.5. Guardianes de Información

Debe identificar a varios guardianes de información de confianza quienes mantendrán la información necesaria para el acceso a los datos de la estación y a los sitios seguros fuera de la estación.

4.3.6. Requisito de Alta Seguridad

La información que permite acceso a los fondos de la estación debe protegerse con un alto nivel de seguridad. Como siempre, la seguridad debe balancearse con la conveniencia y necesidad de tener acceso rápido en emergencias.

[Nota] Acción     Guarde en un lugar seguro y accesible toda la información que se necesite para acceso a las cuentas y documentos físicos de la estación.

El plan de continuidad de negocios de WHYY en Philadelphia, PA es un buen ejemplo de cómo establecer responsabilidades específicas para equipos específicos, incluyendo el equipo de recuperación.

Equipo de Recuperación

La misión principal del equipo de recuperación es implementar el plan preestablecido para la recuperación de operaciones en el menos tiempo posible. El gerente de la estación será el presidente del equipo. Las responsabilidades y el nivel de participación de cada miembro dependerá de la medida del problema y el impacto de éste en su área de responsabilidad. El equipo de recuperación constará de representantes de cada división o parte principal de la división:

  • Ingeniero Principal
  • Gerente Superior, M.I.S.
  • Webmaster
  • Gerente, Servicios de Personal y Corporativos
  • Gerente, Operaciones de la Planta
  • Contralor
  • Director, Patrocinio de Programas
  • Gerente, Desarrollo de Transmisiones al Aire
  • Gerente, Entrada de Datos
  • Director, Mercadeo Directo

Responsabilidades

El presidente del equipo hará lo siguiente:

  • Coordinar los esfuerzos de las personas encargadas de las divisiones.
  • Reunir información de parte de los representantes asignados de las divisiones.
  • Comunicarse con el equipo gerencial en forma regular acerca del estado de la recuperación y las necesidades que se han identificado.
  • Coordinar los esfuerzos del equipo de recuperación con los del equipo de salvamento y seguridad para asegurar el regreso pronto y seguro a la normalidad. Trabajar estrechamente con el equipo de salvamento y seguridad para evaluar el nivel del problema y los pasos a implementar para que la estación regrese a la normalidad.
  • Mediante los representantes de las divisiones, avisar a los miembros del personal sobre cuestiones relacionadas con el trabajo.

4.4. REPASO DEL CAPÍTULO Y LISTA DE REVISIÓN

4.4.1. Puntos Principales Tratados

  • Tarjeta de Crédito de Límite Alto
  • Copias de Seguridad Fuera de la Estación
  • Números de Cuentas y Contraseñas

4.4.2. Lista de Acciones

❑ Obtener tarjeta de crédito de límite alto
❑ Hacer los arreglos para el servicio de copias de seguridad y el almacenamiento de datos digitales y físicos fuera de la estación
❑ Números de cuentas, PINs, contraseñas, llaves y combinaciones para el uso en emergencias

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